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公司印章管理安全 印章使用拍照怎么实现和保存好?

一般而言,公司的印章使用登记情况都是由印章保管人员在盖完章之后记录在印章登记簿上,但鉴于文字很容易被修改,在实践的工作当中,如果发生用印纠纷文字记录的登记簿,是不能用作直接证据的。
所以有效的印章登记记录必须要真实、直观且是不能被篡改的,图片记录就是其中是最好的方式。但是印章使用拍照应该怎么做?拍完之后又保存在哪呢?

印章使用拍照办法

印章使用拍照问题

印章使用拍照很多人第一时间想到的可能是手机拍下来,但是手机拍照面临着很多的问题,第一个就是保存的问题,因为印章登记的记录领导是要定期检查的,这是属于公司的文件信息,总不能一直存在印章保管人员的私人手机里。
而且拍完之后该怎么分门别类这又是一个问题,除了图片信息之外,要想一目了然就必须要注明使用人、使用时间、地点等等信息,光是一张图片是不能完全表现出来的,一大推图片不做归类,也会给后期的印章检查工作造成困扰,所以印章使用拍照直接使用手机是不可行的。

印章使用拍照

印章使用拍照方法

皇冠新现金网首页小编建议应用智能印章管理系统,智能印章系统通过智能设备与管理软件的结合,不仅能够实现盖章自动记录拍照,还能在线远程完成审批用印,信息化管理方式使得公司印章使用管理更加安全和高效化。
皇冠新现金网首页智能印章系统的印章设备分为台式智能印章机和便携式印章机,两者都配有高清智能摄像模块,用印过程清晰、留痕更安全。

印章使用拍照功能

智能印章使用方法以及流程

1、公司将印章安装到智能印章设备当中,在工作人员需要用印时,将文件放在指定的位置上(皇冠新现金网首页台式智能印章机有专门的文件仓),登入手机APP,指纹或者账号解锁智能印章机,然后在APP上填写申请使用印章的信息(相当于审批单),填完之后点击提交,这时候智能印章机就会自动对文件进行拍照,并一同将申请信息发送给相关审批的领导人。
2、通过查看图片、文字申请信息,领导人就能清晰了解到申请盖章的具体情况,确认无误点击授权盖章,在线远程管控,不用跑腿签字,用印更加高效便捷。
3、智能印章机获得授权指令之后,台式智能印章机便可自动完成盖章操作(便携式需要人工加盖,为防止私盖可设置盖章次数)。
4、文件盖章完成,智能印章设备高清摄像模块重新自动拍照文件,并根据申请时填写的用印信息自动生成印章电子台账,图文并茂上传到云服务器当中进行保存,领导人在APP后台即可随时查看调阅用章记录。

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