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公司印章管理:抓住他 出纳私盖公章借钱跑路了

印章管理是办公室的一项重要管理工作,也是企业管理工作中的重要组成部分,随着企业业务的不断增长,公司印章管理同样也面临着新的问题 。各种材料、合同的用印数量不断的增加,企业有关管理人员和各职能部门的工作人员的工作量、复杂度进一步攀升。如果在某一环节中出现稍稍的马虎,就会使得印章管理埋下安全隐患。

公司印章管理

公司印章管理风险案例:

某建材公司老板最近接到好几家物料公司的催款通知,对方拿着盖有该建材公司公章的欠条要求还款,但是老板并不知道这些款项的由来。后来了解才发现,原来在去年下半年,公司有多个项目需要资金周转,公司的出纳员李某正是利用领用公司印章之机在欠条上私自盖上公司印章,随后将这些钱装进自己口袋,李某至今也下落不明。

由于是借条上盖有公司的印章,借贷人不知情的情况下认为出纳员李某是在替公司行使权力,而最终法院要求公司还是要为此承担责任,在承担之后再由公司自身向已经下落不明的李某进行追偿。

办公室印章管理

如何防范公司印章管理风险:

以上案列的发生,主要还是公司对印章管理过于宽松,在员工私自盖章之后直到借贷人找上门来,企业管理者还是弄不清到底怎么回事,而等了解发现真相之后真正的罪魁祸首早就已经不知所踪。

亡羊补牢为时不晚,珠海智能系统依托于物联网技术发展,以手机app+云服务器为核心,结合智能硬件设备形成了企业一体化智能印章管理系统。

印章管理 系统

1.全密封设备、双道电控锁、在没有管理员授权的情况下,即便员工随身携带外出,也不能使用或是取出更换印章机当中的公章,真正实现人章分离管控。

2.在每次需要用章时,用印人只需要使用指纹或是账号登入系统便可远程申请用章,由公司老板或是其他高级管理员进行审核文件,通过之后才可进行盖章。在智能印章管理后台管理人员可以限制印章机的使用次数,有多少份合同便授权几次,杜绝用于与公司无关的文件。

3.每次盖章完成,便携式印章机前置摄像头高清都会重新对已经完成盖章的文件进行拍照,上传到云服务进行保存,方便管理人员前后对照确认盖章文件没有疏漏。同时自动生成的用章历史电子台账,支持查阅、导出过往用章人、时间、地点、文件等全部信息,便于事后追溯。

通过充分运用现代信息化手段、可回溯机制、有痕管理等有效措施,珠海智能印章管理系统协助企业更加科学规范地管理印章,保障企业印章管理能够安全、高效化的服务于公司。



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