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建筑企业印章管理防不胜防 离职员工偷盖印章致公司损失60万

印章对企业的经营活动开展有着重要影响,作为企业意志表示外化、行使职权的重要体现和凭证,混乱的印章管理可能为企业带来严重的资金、资产风险隐患,有的甚者更是关乎到企业的生死存亡。

以建筑施工企业印章管理为例:

随着公司业务体量不断增长、经营规模的扩大,为了做好业务分工和人员协调,公司就需要细分出更多的职能部门。

对于大型建筑施工企业来说,因其行业的特殊性,分公司、项目部门多数都是跨地区经营开展,为了适应不同地域条件的差异以及压缩跨地区经营带来的成本上升,个分子公司和项目部门在运营时都相对独立,尤其是建筑项目运作周期长,在不包括后续结算、质保工作情况下都需要长达数年的时间,印章的刻制、使用、销毁过程中如果没有完善的流程和监督制度、用印审批、监督流于形式就会为法律风险的滋生提供了温床。

建筑施工企业印章管理

印章管理不规范主要表现:先用后批、印章分类混乱,不加区分随意使用、印章保管只有一位人员,未起到相互监督、制约作用,更有甚者,用印台账都未设置,对于印章过往申请、使用记录均无人知晓。

案例:某公司印章管理员赵某,利用公司内部印章管理不规范漏洞私自同某商场签订了购销合同,随后赵某辞职。而在赵某离职后公司就收到了法院的传票,才知赵某居然利用职务之便,擅自使用公司合同章与商场订立了购销合同,而赵某在收到商场的30万元定金后,就已下落不明。商场遂以违约为由,起诉公司要求双倍返还定金60万元。由于商场在签订合同时对赵某私盖公章行为并不知情,所以赵某的行为符合表见代理的构成要件,该公司内部管理不善,应当承担合同项下双倍返还定金的责任。当然公司在返还定金和赔偿后可以再向赵某进行追偿,当然前提是得先找到赵某......

建筑印章管理

建筑企业印章管理办法:

文中内容案例已经充分论证了印章的重要作用,虽然案例并非出自建筑行业,但印章管理自当是所有企业内部管理中重要、关键一环,所以规范印章管理办法,制度是保证公司部门印章安全使用的大前提。

信息化管理是企业内部管理转型的新趋势,智能印章管理系统针对印章申请、审批、使用环节的每一步都能做到清晰明确。

印章管理

依托于物联网技术的应用,传统实体印章+智能设备+手机APP形成了一站式印章管理系统,赋予了实体印章在线化申请、审批使用的智能化效果;

远程管控:珠海台式智能印章机可以管理4枚同种类的印章,每次用印都必须登入设备申请,由领导人通过手机APP审核文件,内部摄像头可以协助领导确认文件真实、合法性,不合规文件可以直接否定用印申请,同时因为印章机采用全密封设计,文件盖章自动在印章机内部完成,隔绝人为操作,解锁换章同样需要领导人授权才可开启,人章分离管控保障了印章不会出现案例中私自偷盖行为,印章使用更加规范、安全。

印章管理

云服务器数据储存,自动建立印章使用台账:每次印章使用结束,系统自动拍照上传记录印章申请人、审批人、时间、地点、文件信息,让责任落实到具体部门、具体人员。让印章合规管理制度不仅仅停留在文字上。

同时针对公章外带使用场景,珠海智能印章管理系统还推出了玲珑小巧的便携式印章机,从内到外,全方位保障企业印章保管、使用安全、高效化。


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