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实物公章管理系统 公司印章管理安全从杜绝老油条开始

印章体型虽小,但其代表的职、权、责可不小,一旦使用不当除了给企业引来官司纠纷外,还可能直接造成企业的经济损失。印章管理安全更是公司经营风险中必选关注的重点对象。

公司印章管理安全中,隐患最多的往往是出于印章管理人员之手。

公司内部印章隐患:

实物公章管理系统

公司印章管理制度中规定,职工的个人证明材料,没有领导授权以及相关许可的情况下印章管理人员不得擅作主张为其盖章;

实际工作中,某职工A拿着空白的收入证明让印章管理人员B为其帮忙盖章,虽说是收入证明,但证明材料上收入一栏确是空白的,A解释是拿来办理信用卡,工资收入栏空白是银行,最后由银行那边进行填写,证明文件上写的是自己的名字,让B放心盖章。

碍于人情关系,B并未过多深究,虽然不符合公司管理条例,但最后还是为其盖上了公章。

印章管理设备

风险隐患:盖章文件内容不明确,私自虚假填写或夸大实际收入证明,拿到超出其能力范围外的巨款,一旦个人不能还款,作为证明主体的公司很容易引来官司并且遭受经济损失。

印章使用准则虽然公司有白纸黑字的明文规定,印章管理人员只有保管的“权力”,印章使用审批,申请人需经过本部门和总办领导批准同意签字才可盖章。

但传统实体印章监管难度较大,就如以上案例,印章管理人员在规定和人情之间左右逢源,即便私自给熟人盖章,企业也不能对此行为及时的发现和处理,长此以往风险越积越多,一旦爆发,对企业而言不仅仅是满身官司,还要为其蒙受经济损失。

印章管理系统

印章管理如何禁止权力滥用:

强化公司印章“分权”管理,皇冠新现金网首页智能印章管理系统,以APP管理软解结合智能设备终端为核心,将实体印章安装至智能设备当中,公司领导人通过APP实现对印章的远程管控。

印章设备交由印章管理人员进行保管和维护,全密封、一体化金属机身电控锁设计只要领导人不授权,印章保管工作人员就不能私自启用或者打开设备取出公章,即使是暴力拆解,系统也会及时发出警报通知管理人员。

公司使用了智能印章管理系统,每次遇到不符合规范的盖章文件,印章管理人员也不用纠结是否为其盖章,其审批权限全部交由领导人进行在线管控,盖不盖都不会影响个人关系。

盖章完成后,印章管理系统自动对完成盖章的文件进行重新拍照,上传至云服务器当中进行保存,自动生成电子台账。可查询调阅申请人、经办人、盖章时间、地点、文件图像信息。



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