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实体印章实现数字化 公司单位印章管理检查省心又省力

为规范公司单位的印章管理,堵塞潜在的风险漏洞,公司单位的印章管理专项检查工作是内部管理工作当中必不可少的工作步骤。

印章管理自查报告

印章管理检查工作示例:

根据《XX公司印章管理情况专项检查的通知》要求,近日对公司的印章持有、保管、审批、使用情况进行自查工作,现将有关情况报告如下:

一、印章的持有情况:我司现有印章5枚,其中,在用的5枚分别为公司公章、公司合同专章、公司财务章、发票章、法人名章。

二、印章保管情况:公司根据不同类型印章,指定相关部门指派专人保管印章,印章保管严密,使用过程中严格执行公司用章制度,按照规定范围内使用,无印章外带出借的情况。

三、印章使用情况:公司日常工作用印严格执行印章使用审批、登记制度,建立公司《印章使用审批单》使用前由用印申请人认真填写详细用章信息,并交由部门领导、总经理签字审批,最后有印章保管员审核内容并盖章,盖章完成后印章管理人员需再 《印章使用登记簿》上记录本次用章信息,记录包括经办人、审核人、盖章时间、地点、文件信息并妥善保存。

印章管理检查

每个企业单位的印章管理工作都是不尽相同的,有的没有任何问题如上述,但这只是示例,很难有企业单位依靠传统的印章管理模式真正能做到印章管理无风险、无漏洞,所以真实情况有可能有如下风险和缺陷:

一、企业印章保管情况:公司印章分散保管,每个类型印章指派专人保管,导致公司内部运营成本上升;工作人员如文秘、出纳兼职管理,则可能发生私盖、盗盖以及“人情章”的行为。

二、企业印章使用情况:印章使用审批工作遇到负责人出差外出时,不能及时审批用印,耽误公司业务正常开展,以及工作人员未按照相关制度执行,出现越权盖章、先盖后补审情况。同时传统印章登记制度因个人工作疏忽发生漏登行为,遇到问题时无法快速有效的找到直接责任人,并且纸质文件保管不善易丢失等。

印章管理检查工作

公司印章管理使用、检查建议:

基于公司印章管理“没有问题提前预防,发现问题及时解决”的原则,公司单位应在现有的印章管理制度基础上引入更加高效和智慧的印章管理方式;

皇冠新现金网首页智能印章管理方案,以智能终端印章机为基础,结合APP管理软件、云端服务器组成信息在线数字印章管理使用系统,智能终端印章机全密封设计,相关审批负责人不授权,保管员则无法解锁设备,杜绝违规用印行为,手机APP在线远程审核文件、授权盖章,高效提升工作效率,盖章后系统自动记录用章信息,上传服务器生成电子用印记录,不可修改,保证信息安全,永久保存保障责任可追溯。


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