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如何防止组织印章错用,盗用,冒用,滥用等现象?
发表时间:2018-11-21     阅读次数:     字体:【

  印章是企业组织合法有序经营的“通行令”。改善企业用章管章模式成为杜绝印章错用、盗用、冒用、滥用等违规甚至违法用章行为的重要措施,根据有数据显示,企业经营风险有超过六成来源于合同纠纷,而在这些合同纠纷中,印章管理漏洞成为纠纷产生的重要原因。

虽然办公手段不断进步、管理措施不断完善,但是印章错用、盗用、冒用、滥用乱象为何得不到“根治”?

  原因一:环境影响

  互联网技术无限扩大企业经营范围,使用物理印章签署合同的方式在传输速度、成本控制等方面无法适应;

  原因二:观念影响

  物理印章使用与管理系统根深蒂固,对新的用章与管章手段还需要较长一段“过渡期”;

  原因三:技术影响

  互联网+模式之下,如何保障印章使用在线化同时兼顾效率与安全成为企业组织面临的难题。

  一言以蔽之,旧的印章使用模式与快速发展的时代脱节,而新的印章管理模式与根深蒂固的观念冲突。

企业组织需要一个能够“承上启下”的印章管理新模式,需要具备以下特点:

  特点一:满足传统的印章使用习惯和管理习惯;特点二:适应互联网时代签字盖章在线化的需要;特点三:解决互联网环境下印章使用效率与风控问题,确保合同盖章后的有效性。

  珠海皇冠新现金网首页开发的智能印章,根据上述企业印章管理需求,为企业组织提供多样化的印章使用和管理方案,解决违规违纪用章乱象:

  实现一:印章机用户登录授权后方能进行文件取放工作,且用印过程文件全程锁存。

  实现二:印章机APP端收到拍照文件和申请用户等信息,给予授权与否操作。

  不同的印章能使用的文件类型也可通过后台配置,并设置审批与用章流程,实现印章使用权限“掌握”在少数人手中,用章过程有迹可循,杜绝错用、盗用等现象;

  实现三:将每一次印章使用数据(如印章使用人、印章使用文件、印章使用次数、使用时间等)实时记录并存储,为企业印章审计提供可信凭证。改善纸质印章台账记录不全等问题,印章滥用得以防范和解决。

  实现四:智能印章机APP端拥有历史查询功能,能够查看制定日期的盖章文件。

  实现方式多样化:根据企业组织发展规模与实现紧急程度,提供云平台、开放接口对接以及本地化部署等多种方式。对不同发展阶段的企业而言,可自由选择、阶段性部署需要的印章使用与管理功能;

  通过在线化、一体化的印章使用与管理方式,可以实现企业组织不同发展阶段的用章和管章需求。

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