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印章管控智能化,规避人为管章隐患
发表时间:2018-11-21     阅读次数:     字体:【

  “互联网+办公”是一把双刃剑:一方面,互联网办公模式颠覆了传统办公习惯,实现了审批意见在线交换、信息流转在线跟进;它为企业节约时间、人力等成本的同时,减少人为操作带来的失误多、效率低的情况,推进企业整体运营进展;而另一方面,随着互联网技术不断渗透到企业运营中,文件在线发起、审批,流程在线提交、批复,货款在线转账、核对等方面可以感受到给企业带来的便利,唯独签字盖章环节“脱节”,使企业运营暗藏风险隐患……

有哪些风险隐患呢?

  1、全程在线化脱节,文件一致性难保障

  借助业务管理系统完成审批流程的合同等重要文件需要打印后线下盖章。为了确保打印文件与盖章文件一致,印章管理员盖章前需逐一核对文件一致性。线上与线下文件内容对比不仅费时费力,还易产生疏忽(甚至渎职)。

  2、印章真伪鉴定滞后,违规用章难防范

  实体印章需要专人保管、固定场所存管,被挪用、盗用、越权使用等情况难以杜绝,企业难于防范由此带来的安全隐患。

  此外,由于实体印章外观统一被复制,印鉴真伪鉴定常常在纠纷产生后用于限定权责,印章真伪鉴定滞后滋生印章管理违规甚至违法等乱象。

  3、物理印章难以适应现代化办公

  对于跨区域经营的企业来说,分支机构用章与集团总部管章难以统一。总部收归物理印章,则分部业务经营易受限制,分部自主用章,则总部很难及时审计用章。

  一言以蔽之,物理印章使用模式在日益互联网化的现代化办公模式之下,逐渐显现出使用效率低、风险控制难等不足,人为管章这件“小事”不可“小视”。

皇冠新现金网首页智能印章为物理印章的弊端提供解决方案

  皇冠新现金网首页智能印章借助物联网技术,将物理印章置于智能印章系统中、借助皇冠新现金网首页app控制印章使用时间、使用次数的方案可以解决物理印章使用过程的管控问题。

  1、在线用章,实现全程监控

  通过在皇冠新现金网首页app中添加智能印章系统,可实现企业业务合同等文件发起、审批、签字盖章、归档全程在线;、盖章前后的人工核对内容一致性,减少人为操作失误率、提升整体业务效率。

  2、分权管章,改善印章偷用盗用乱象

  皇冠新现金网首页通过角色设置与权限管控,帮助解决违规用章乱象。根据合同盖章流程设定,为不同部门、不同职务赋予工作人员相应权限。

  普通员工可在线申请盖章,部门领导、法务、印章管理员等可根据流程节点配置审批、盖章等权限。合同盖章操作全程留痕可追溯,监督参与人员操作过程、为审计提供有效凭证。

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