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智能印章实现企业印章高效管理,做到全方位掌控印章
发表时间:2018-11-23     阅读次数:     字体:【

  印章外借是企事业经营活动中常见的用章场景之一。为了规避印章外借途中被蓄意用于其他用途,员工申请印章外借时,企业常指派专人随同监督。

  是否有更高效、便捷的方式用于管控外借印章呢?皇冠新现金网首页智能印章实现物理印章需授权才可使用,解决了物理印章使用过程管控难的问题。

  皇冠新现金网首页结合物联网技术,将印章装入便携式智能盖章机中。员工在公司以外场所使用物理印章时,需首先通过印章管理员通过系统授权后才可启动印章加盖指定次数,解决物理印章的使用与管控弊端。

一、组织物理印章管理现状

  由于物理印章的使用过程难于管控,因而滋生诸多违规、违纪甚至违法的用章行为:

  1. 盗用章:实体印章通常专人保存在固定场所,但难于防范蓄意盗用、冒用等行为 。

  2. 空白章:领导出差或者休假前,被要求签署不少空白页,空白页签字盖章存在潜在风险。

  3. 人情章:人情章多,大型组织手握印章的人,难逃情面不知不觉盖了不该盖章的地方。

  4. 私刻公章:缺少统一管理,下属子公司、项目私刻萝卜章,违规乱用。

  5. 外借印章:印章一旦被带出办公室,很难监控,常采取专人陪护。


二、皇冠新现金网首页便携式智能印章:便携、可控、可追溯

  事实上,不论是印章外带出公司还是在公司内部使用,都存在一定隐患。这主要源自于物理印章本身实体存放、过程难控等特性。皇冠新现金网首页则据此实现物理印章使用的可控性、可追溯性,帮助企业解决用印难题。

  1.便携性:通过把印章装入便携式印章系统中,适应企业移动办公的需要;

  2.可控性:接收到具体指令后才能启用盖章,避免印章偷用,同时控制盖章次数避免滥用;

  3.可追溯:设备自有摄像头可实时拍照上传至系统,为用印后实时审计提供准确凭证。

三、智能印章管控流程:操作易用、贯穿全程

  盖章是企业日常经营中的重要环节。特别是对于大中型企业,印章种类多、盖章频次高、盖章文件多,保障物理印章申请使用的操作快捷性、确保印章全过程管理十分必要。

  目前,皇冠新现金网首页便携式智能印章机使用和申请全程在线化的操作方式:

  1. 硬件配置:为企业印章配置智能硬件,接入app管理后台;

  2. 申请用印:用印人通过app在线提交用印申请;

  3. 远程审批:审批人实时接收用印申请,即使在外地也能及时的远程审批;

  4. 授权启用:授权通过,智能开锁后,才可打开和使用,实现远程控制盖章;

  5. 上传归档:将已盖章的用印文件进行拍照,上传至云端平台归档。

  实现印章使用全程监控

  使用智能印章好比为企业物理印章添加一把“智能锁“,实现印章使用各环节的严格把控:

  1、 事前把控——实现线上用印审批,线下全程监控用印

  统一管理印章的用户授权和用印审批流程,只开放使用权限,企业印章提前锁入智能硬件设备,用印需通过app发送申请,审批人决定是否打开印章的"智能锁”,掌控使用前用印风险。

  2、 事中监控——实时记录用印内容,上传云端自动归档

  远程授权,严格控制盖章次数、时间,自动开锁,未经提前授权,人工干扰,实现智能预警,人章分离,无需指派印章管理员前往陪同,省时省力。

  3、 事后追溯——用印信息清晰可查,随时查看随时调阅

  实现印章集中管理,形成统一的后台用章信息记录,app实时传输、存储、管理用印数据,用印历史可查,数据永久保存,无需担心泄密滥用,随时随地查看用印信息,帮助企业更严密合规审计。

四、智能印章实现了企业对印章外借等使用场景的全维度管控。

  在过去,企业常在印章审计过程中面临窘境,用印时间、用印文件、用印人等信息无法精确记录,对印章和文件信息安全管控带来隐患。现在,借助智能印章,不仅实现物理印章外借、异地分支机构自主管章,在印章管理方式上,更加精细化,多维化。

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