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智能印章形成全程管控安全网,守护公司印章
发表时间:2018-12-01     阅读次数:     字体:【

  最近,某公司报警称,其下属分公司有员工私自伪造该公司的印章。接警后,警方通过排查,怀疑下属分公司的会计吴某存在重大作案嫌疑。在法律的威慑下,吴某不过几日就向警方投案自首,并且如实供述了自己的罪行。原来,吴某私自伪造总公司印章的目的,居然是方便资金结算。

  据吴某交代,2012年总公司中标某工程,并将该工程项目承包给吴某所在分公司。但每次结算款项时,都必须要去总公司开委托书并盖章,等到工程款打到总公司后,再由总公司打给分公司,一来一回耽误不少时日。2014年9月,在一次去总公司开委托书的途中,身为分公司会计的吴某在路边看到了刻假章的小广告。为了图方便,吴某便在路边刻了总公司的假章,并伪造了委托书,没有通过总公司分两次帮分公司私结了工程款共130万元,直到近日总公司核对账目时才东窗事发。

  公章不仅是企业管理者权力的象征,更是对外履行相应经济责任的有效凭信。针对印章使用上的一些乱象,很多企业无论大小都会有自己的一套印章管理制度。

  尤其是一些金融、建筑、地产、商贸等分支机构多,业务量大的企业,都有完善的内控制度和规范的使用流程,包括公章由专人保管,使用要申请,盖印甚至要求多人在场。然而,再严格的管理制度仍然堵不住人为操作的漏洞,印章被私用、乱用、滥用的现象层出不穷。

  归根到底,大部分企业的印章管理始终停留在制度管理的层面上,没有形成全程管控的安全网,没有形成有效威慑的高压线。最终,因为某些员工处心积虑和心存侥幸,制度漏洞成为经济风险。

  无论是印章管理还是印章使用,都离不开人,要真正让管理有规可依,让使用有迹可循,就必须让使用人清楚地了解哪些能做、哪些不能做、应该怎么做、具体程序怎样、违反流程怎么办、如何惩处?所有这些流程制度,不能雾里看花,纸上谈兵。

  同时,要在过程中尽量压缩人为操作的空间,确保印章不能打折扣、搞变通,避免盖出人情章、关系章。印章管理的全过程必须是可监督、可检查、可追责、可处罚。

  如果,能让印章可控,同时能管住不可控的人,做到全过程都有对风险层层堵截的防线,这样的印章管理安全系数就大大提升了。

  皇冠新现金网首页开发的智能印章,不仅是一个智能硬件,也是一套用印安全管理的解决方案。

  皇冠新现金网首页依托app平台,让印章从刻制、领用、保管、使用、追查、销毁都实时可控,有迹可循。

  皇冠新现金网首页盖章过程中,用印者需要在app上向管理员发出申请通知,管理员在app上接受请求,管理员们可以看到申请人是谁,需要盖章的文件是什么等信息。同时可以向申请人设置使用限权,比如:用章者必须是本人,设置用章的范围,限定盖章的次数等。

  皇冠新现金网首页让企业能有事后追溯的能力,盖章完成的同时会自动拍照文件上传智能印章机云端进行存档,可以在APP上查询用章的历史记录。

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