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印章外带难以管理?教你一个远程管理的办法
发表时间:2018-12-07     阅读次数:     字体:【

  印章外借是企业印章管理常碰到的情况。“走”出企业管控视线的印章好比断了线的风筝一般不受控制:用印的文件谁把关?盖章的次数谁监督?使用的过程谁证明?

  如何让外借的印章“走”出去还能不“失联”?智能印章通过将实体印章放置到硬件设备中,借助物联网技术,实现外借的实体印章在获得系统授权后才可启动并使用, 保障实体印章在脱离企业直接监控的情况下也能“听命行事”。

  远程授权盖章

  印章外借使用前,申请人需首先在系统中提交用印申请并上传文件内容用于审批。只有系统实时审核通过后,在智能印章控制仪中的印章才可被启动并使用。

  智能印章通过对实体印章的智能管控,规避企业印章外借过程中可能发生的偷用、盗用等情况,提升印章风险控制能力。

  限制盖章次数

  智能印章系统可通过印控仪对印章使用次数加以限制。管理员可通过在审核文件内容的同时通过系统后台设置用印次数,当印章使用次数达到设置的使用上限后,印控仪将会自动上锁。

  通过控制印章使用次数,企业可防止印章外借途中被用于和企业无关的其他文件中,进一步保障印章外借使用合法合规,降低印章使用的安全隐患。

  盖章文件拍照上传

  除了加强对用印次数、文件内容的监管,确保盖章前后的文件内容一致性也很关键。借助智能印章用印人可在文件盖章后拍照并上传至系统,为企业实时印章审计提供有效凭证。

  实体印章因使用过程不可控、次数不受限等弊端,使企业面临印章被偷用、盗用等隐患;当合同纠纷发生时,企业往往因无法提供有效凭证而处于被动地位。智能印章将印章使用权限严格的控制在企业手中,为企业实体印章管控提供新方向。

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