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建筑行业如何建立全面的印章管理体系
发表时间:2018-12-15     阅读次数:     字体:【

  首先,要摸清企业印章管理的真实情况,梳理和综合分析本企业印章使用管理的特点。

  大型建筑施工企业由于组织架构复杂,下属分子公司、临时机构众多,企业印章管理部门对于印章管理的实际情况,往往不能做到完全掌握,在实际管理工作中就难以抓住重点。

  因此,必须对企业自身的印章管理现状进行全面摸底和定期梳理,通过主管部门抽查和下属企业自查相结合的方式,动态掌握企业印章数量、种类和区域分布等关键要素,才能有的放矢地开展规范印章使用管理的工作。

  其次,要梳理印章管理的风险点,加强重点环节管控。

  要在掌握企业印章管理实际情况的基础上,全面梳理本单位印章管理的主要风险点,采取针对性的管控措施。

  使用智能印章好比为企业物理印章添加一把“智能锁“,实现印章使用各环节的严格把控:

  1、 事前把控——实现线上用印审批,线下全程监控用印

  统一管理印章的用户授权和用印审批流程,只开放使用权限,企业印章提前锁入智能硬件设备,用印需通过app发送申请,审批人决定是否打开印章的"智能锁”,掌控使用前用印风险。

  2、 事中监控——实时记录用印内容,上传云端自动归档

  远程授权,严格控制盖章次数、时间,自动开锁,未经提前授权,人工干扰,实现智能预警,人章分离,无需指派印章管理员前往陪同,省时省力。

  3、 事后追溯——用印信息清晰可查,随时查看随时调阅

  实现印章集中管理,形成统一的后台用章信息记录,app实时传输、存储、管理用印数据,用印历史可查,保存数据,无需担心泄密滥用,随时随地查看用印信息,帮助企业更严密合规审计。

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