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印章管理小贴士—运用物联网技术手段加强对实体印章的管理
发表时间:2019-01-05     阅读次数:     字体:【

  在公司对外经营过程中,在各类合同或协议签订时都需要该有公司授权备案的相关印章。

  长期以来,公司实体印章管理始终停留在人为管理和制度管理的水平上,而人为管理和制度管理不可控性,流程不透明,常常会导致违规用章现象的出现,可能会给企业带来巨大的损失。

  而通过物联网技术,将实体印章与互联网关联,对印章进行远程授权管理,实现高效透明的用印监管,能够大大降低印章使用的法律风险和管理成本。在企业实践中,一般可以从以下几个方面进行印章管理优化:

  1.流程细化:在软件系统中预设刻制流程,针对每一种印章类型,建立单独的审批流程。根据不同印章的使用对象与相关监管人员建立流程,对印章刻制及使用中所可能存在的潜在风险进行分析,确定新刻制印章的合法性与必要性。同时通过软件实时跟踪印章的刻制状态;

  2.印章登记:对备案登记的印章进行确认并登入系统。目前大部分印章相关的法律纠纷都是因伪造印章而产生,企业在经营过程中无法知晓谁私刻了公章。

  但是从企业本身而言,对合法备案刻制的印章应该加强监管。通过将印章与物联网技术相结合,实现对异地印章进行在线登记,实现司印章信息的快速获取和远程监控。

  另一方面,私刻的印章没有得到软件平台的授权,无法接入印章物联网设备,因此当出现相关纠纷时,企业也可以通过调取数据信息进行举证,降低私刻印章所造成的法律风险。

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