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印章外借无法把控!这项科技引导印章管理到达新方向
发表时间:2019-01-08     阅读次数:     字体:【

  印章外借是企业印章管理常碰到的情况。“走”出企业管控视线的印章好比断了线的风筝一般不受控制:用印的文件谁把关?盖章的次数谁监督?使用的过程谁证明?如何让外借的印章“走”出去还能不“失联”?

  智能印章机通过将实体印章放置到硬件设备中,借助物联网技术实现印章外借的实体印章只有获得系统授权后才可启动并使用,保障实体印章在脱离企业的直接监控的情况下也能“听命行事”。

没权限?印章不是你想用就用的

  印章外借使用前,申请人需首先在系统中提交用印申请并上传文件内容用于审批。只有系统实时审核通过后,在智能印章控制仪中的印章才可被启动并使用。智能印章系统通过对实体印章的智能管控,规避企业印章外借过程中可能发生的偷用、盗用等情况,提升印章风险控制能力。

对不起,您当日用章次数已达上限

  智能印章系统可通过印控仪对印章使用次数加以限制。印章管理员可通过在审核文件内容的同时通过系统后台设置用印次数,当印章使用次数达到设置的使用上限后,印控仪将提示用印次数已用完并自动上锁。通过控制印章使用次数,企业可防止印章外借途中被用于和企业无关的其他文件中,进一步保障印章外借使用合法合规,降低印章使用的安全隐患。

谁证明?实体印章使用过程也能全程追溯

  除了加强对用印次数、文件内容的监管,确保盖章前后的文件内容一致性也很关键。借助智能印章机,用印人可在文件盖章后拍照并上传至系统,为企业实时印章审计提供有效凭证。

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